Excel 客户资料迁入 CRM 前，先整理哪七类信息？

把 Excel 客户表搬进 CRM，麻烦的往往不是上传文件。表里同一个客户有好几个名字，之前谈过什么只留在某位销售的聊天记录里，下一步该谁跟也没写。文件传上去了，接手的人还是不知道怎么办。

举个假设：旧表里一行写“A 公司／张经理／已沟通”，另一行只写“张经理／待跟进”。这两行是不是同一客户？上次答应了什么？下一次谁来联系？如果没人能回答，直接导入只会把原来的混乱搬到新地方。

所以别急着把整张表导进去。先把下面七件事理清楚，不必一口气填满所有字段，但至少让接手的人知道：这是谁、谁在跟、下一步做什么。

1. 客户身份：哪几条其实是同一个客户？

同一家公司可能以全称、简称、品牌名或联系人名字出现；集团和子公司也可能被混在一起。先约定客户主记录以什么为准，以及哪些情况属于同一客户、哪些必须分开。不要只凭名称相似就合并记录，合并前还要看联系方式、业务主体和历史商机。

建议先抽样找重复：同一手机号对应多个客户、同一公司有多个写法、一个联系人被多位销售分别建档。把争议项列出来请业务负责人判断，再做批量处理。

2. 联系方式：现在还能联系上谁？

电话号码、邮箱和其他联系方式要统一格式，并标出空号、重复、明显错误或已不适合继续联系的记录。不要让“有手机号”自动等于“可联系客户”。若一个联系人已离职，保留历史关系的同时，指出目前应联系谁。

3. 来源与需求：客户从哪儿来，问过什么？

至少保留线索来自广告、官网、活动、老客户转介绍还是主动开发，以及客户当时问的是什么。来源字段不要任意拼写，否则后面难以比较渠道质量；但也别为了整齐把真实来源全改成“其他”。不知道的就标为未知，不能猜。

4. 负责人：现在该谁跟？

同一客户可能经历过市场、销售、实施等多人接触。迁移时要分清当前负责人、协作人和历史负责人；人员离职或换岗的记录要有交接决定。否则进了 CRM 后出现“大家都能看到、没人继续跟”的情况。

5. 当前阶段：现在谈到哪一步了？

有人只是下载过资料，有人已经提出明确需求，还有人进入了方案或合同阶段。先用业务团队都理解的阶段划分记录；对于信息不足的旧数据，标记“待确认”，而不是为了报表好看全部升级为商机。

6. 跟进历史与下一步：上次说了什么，接下来做什么？

历史记录不必把每句聊天都复制进来，但至少应保留最近一次有效沟通的时间、客户关心的问题、已发材料、承诺的事项和下一次动作。若某条记录没有明确下一步，迁移后也需要有人决定：继续联系、等待约定时间，还是归档。

7. 数据权限：谁需要看，谁可以改或导出？

客户资料可能包含个人联系方式和敏感业务信息。迁移前确认资料来源、可使用范围、访问与导出权限，清理不应继续保留的无关内容。销售团队需要协作，但不是所有人都需要查看全部客户资料。具体规则由企业负责人与适用要求确定。

先做一小批，再迁移全部

建议先选少量具有代表性的记录：一个普通客户、一个重复客户、一个多人交接客户、一个已经进入商机阶段的客户。把它们整理后导入试用，检查是否能找到原记录、识别负责人、读懂历史、完成下一次跟进。发现字段或流程不合适，先改模板，再处理全部资料。

可以用这张最小清单检查迁移准备度：

• 身份与重复：这是哪位客户？与哪条旧记录可能重复？
• 联系与来源：目前还能怎样联系？当初从哪里来？
• 负责人和阶段：现在谁负责？客户到了哪一步？
• 历史与下一步：上次谈了什么？下一次由谁在何时做什么？
• 权限：哪些人有必要看、改或导出？

Excel 文件导完，事情还没结束。找一条记录给没跟过这个客户的同事看：他能不能认出客户、知道谁负责、接着把下一次联系做下去？能做到这一点，整理客户资料才真正帮上了忙。

如果资料已经进了 CRM，但线索还是没人接或接了以后没下文，可以接着看《广告表单进入 CRM 以后，如何提高客户转化率？》，重点检查分配、首联和后续跟进，而不是重新导入一遍。